Im Artikel „Warum Sie mit Datenbanken Digitalisierung verstehen“ haben wir für Sie die wichtigsten Begriffe und Erklärungen zu Entitäten und Datenbankdesign zusammengefasst. Diese Erklärungen ermöglichen Ihnen Gespräche auf Augenhöhe mit Softwareentwicklern. Nun gehen wir einen Schritt weiter. Wir betrachten, wie Sie das Potential übersichtlicher Datenbanken für Ihr KMU nutzen können. Mit Sichten und Datenbankdiagrammen schaffen Sie die Grundlage, Produktionsprozesse automatisiert und ohne Aufwand analysieren zu können.
Sichten
Erinnern wir uns zunächst an die Datenbankstruktur aus dem eingangs verlinkten Artikel. Entgegen der häufig zu beobachtenden Praxis in mittelständischen Unternehmen, teilen wir die auf den ersten Blick übersichtliche Tabelle (Datenbank) in weitere Tabellen auf.
Neben dem Vorteil, Redundanzen und widersprüchliche Informationen zu verhindern, bietet dies eine großartige Möglichkeit: Die Erstellung von Sichten. Was ist damit gemeint? Drei Beispiele:
- Sie möchten alle Aufträge der Meyer KG filtern
- Sie möchten alle Baugruppen, die Frau Richter bearbeitet hat, filtern
- Alle Stempelzeiten vom 06.12.2021 sollen herausgefiltert werden
In vielen KMU werden für diese drei Sichten drei unterschiedliche Excel-Listen geführt (oder eine einzelne, was es u.a. aufgrund der Unübersichtlichkeit nicht besser macht). Obacht: Wir meinen damit keine Aufteilung der oberen Tabelle in weitere, „kleine“ Tabellen. Genau das macht gutes Datenbankdesign aus. Vielmehr geht es um das dreimalige Führen von Tabelle 2. Kennen Sie den Aufwand, bei Änderungen alle drei Tabellen anpassen zu müssen? Wäre es nicht viel praktischer, wenn Sie diese Informationen ohne großen Aufwand abrufen könnten? Wenn Sie keine Vielzahl von Listen führen müssten?
Vorteile:
- Zuverlässige, nicht widersprüchliche Daten
- Keine mehrfache Datenerfassung
- Die Sichten werden automatisch aus der Datenbank erzeugt. Es ist nicht notwendig, für jede Sicht eine eigene Tabelle zu pflegen
- Neue Sichten, die erst in der Zukunft aufkommen, können problemlos hinzugefügt werden
- Änderungen von Stammdaten benötigen nur eine einzige Änderung
Datenbankdiagramme
Zugegeben – wenn Sie Tabellen und Datenbanken das erste Mal betrachten, raucht Ihnen womöglich der Kopf. Aber kein Problem, eine graphische Darstellung schafft Abhilfe und bietet Effizienzsteigerungen für Ihre Wertschöpfungskette.
Machen wir einen kurzen Sprung zu Entitäten. Diese gibt es in KMU in verschiedensten Ausprägungen. Bedienen wir uns ganz einfach an unserer eigenen, oben dargestellten Tabelle: Kunden sind Entitäten; Aufträge, Mitarbeiter etc. gehören ebenfalls dazu. All diese Entitäten haben Attribute (Eigenschaften), das sind die weiteren Spalten der jeweiligen Tabelle.
Wie wir ebenfalls festgestellt haben, stehen Entitäten in Beziehungen zueinander. Eine simpel zu erfassende Beziehung besteht zwischen Ihrem Kunden und dem Auftrag, mit dem er sie betraut hat. Während dieser Zusammenhang noch einfach zu verstehen ist, verhält es sich bei Zusammenhängen zwischen Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden womöglich schon anders. Genau deshalb nutzen wir Datenbankdiagramme (DB-Diagramme). Ein solches für unsere Tabellen sehen Sie in der folgenden Abbildung. Erstellt haben wir es mit der webbasierten Anwendung dbdiagram.io
Schon sehen wir die Beziehungen deutlich klarer als in reiner schriftlicher oder tabellarischer Darstellung. Wie viel Arbeitszeit hat ein bestimmter Mitarbeiter für einen Ihrer Kunden aufgewandt? Der durchgehende Strang zwischen diesen zwei Entitäten ist sichtbar und über Softwarelösungen automatisiert errechenbar.
Sie können sich vorstellen, dass DB-Diagramme in mittelständischen Unternehmen deutlich umfangreicher werden, da eine Vielzahl von Entitäten existiert. Es mag aufwendig erscheinen, bisherige Strukturen aufzubrechen und eine übersichtliche Datenstruktur zu schaffen. Aber es lohnt sich:
- Sie setzen sich mit Ihren Entitäten auseinander. In vielen Digitalisierungsprojekten mussten wir feststellen, dass sich Unternehmen Ihrer Entitäten der eigenen Wertschöpfungskette nicht bewusst sind. Doch was möchten Sie digitalisieren, wenn Sie die Potenziale der Digitalisierung nicht erkennen?
- Sie schaffen Übersicht. Eine standardisierte Datenbank ist Grundlage für gute Software. Diese ermöglicht Ihnen mit nur einem Klick Auswertungen, für die Sie zuvor mehrere, fehleranfällige Excellisten führen mussten.
Fazit
Die Anwendung dbdiagram.io stellt eine großartige Möglichkeit dar, Ihre Unternehmensprozesse auf hilfreiche Weise darzustellen. Einerseits ist dies Hilfe zur Selbsthilfe weit vor der potentiellen Einführung neuer Software. Andererseits schaffen Sie eine äußerst hilfreiche Grundlage für zukünftige Softwarelösungen, denn die Diagramme basieren auf einer aufgeräumten Datenbankstruktur. Ohne eine solche sind Informationsverluste, widersprüchliche Daten und mehrfache Datenerfassung vorprogrammiert.
