Obwohl das Buzzword Digitalisierung in den vergangenen Jahren enorm an Beliebt- und Häufigkeit gewonnen hat, mangelt es immer wieder an genauen Definitionen. Insbesondere wenn es um die Frage geht, was Digitalisierung im Mittelstand bedeutet. Natürlich, Digitalisierung kann die Überführung analoger Arbeitsweisen und Papierlisten in Software sowie Formate wie PDF. Es kann die Einführung und Nutzung von Meetingsoftware wie z.B. Zoom oder Teams sein. Doch einerseits sind diese Beispiele nicht mehr allzu zeitgemäß, andererseits steckt hinter dieser oberflächlichen Fassade viel mehr, wenn es um KMU und deren digitale Zukunft geht. Lassen Sie uns gemeinsam hinter die Fassade blicken.
Digitalisierung vs. Digitalisierung
Im Folgenden nähern wir uns einer Definition von „Digitalisierung im Mittelstand“ an, indem wir zunächst mögliche Ansatzweisen, neue Softwarelösungen in Ihrem Unternehmen einzuführen, vergleichen. Der Vergleich soll verdeutlichen, dass Digitalisierung häufig missverstanden wird und tiefgreifend(er) betrachtet werden muss. Wir schauen gewissermaßen von außen auf den Begriff Digitalisierung und nähern uns durch negative Selektion einem ersten Zwischenschritt der Definition. Im Anschluss wechseln wir die Perspektive und gehen in den „Maschinenraum“. Hier erklären wir, warum Entitäten und Datenbanken die eigentlichen Grundlagen von Digitalisierung sind.
Der Ansatz, das Überführen von Papier- in Excellisten und die reine Nutzung von ERP-Software als Digitalisierung des Mittelstandes zu bezeichnen, ist – ohne Frage – zu oberflächlich. Warum ziehen wir gerade ERP als negatives Beispiel heran? ERP-Software existiert seit Jahrzehnten. Vielfach als Standard-Lösung verkauft, wird solche Software in KMU verwendet, ohne dass sie in exisitierende Prozesse integriert ist. Was wir mit fehlender Softwareintegration meinen?
Erfolgreiche Nutzung von Software setzt voraus, dass deren Anwender von Beginn an in den Einführungsprozess der Softwarelösungen eingebunden sind. In Gesprächen mit mittelständischen Unternehmen haben wir oftmals die Erfahrung gemacht, dass ERP-Software Anforderungen an die Nutzer stellt. Dabei müsste es genau umgekehrt sein. Es sind die Nutzer, die täglich mit der Software interagieren und Anforderungen stellen sollten. Vermeintliche Lösungen über ein bestehendes System zu stülpen, führt schnell zu Frustration von Key-Usern. Das wiederum führt zu Effizienzverlusten von Produktionsprozessen.
An dieser Stelle sind wir bereits am ersten Zwischenschritt der Entwicklung einer Definition angekommen. Wir können festhalten:
- Digitalisieren bedeutet mehr als das Einführen und Nutzen von Standardsoftware, die nicht in Unternehmensprozesse integriert ist.
- Digitalisierung bedeutet das Einbinden von allen Key-Usern.
Der Maschinenraum von Digitalisierung
Nach der Perspektive von außen tauchen wir nun ein in die eigentliche Herzkammer. Und die besteht, unter anderem, aus Entitäten sowie Datenbanken. Lassen Sie sich nicht von den beiden Begriffen abschrecken. Wenn sie diese Grundlagen verstehen, können Sie mit einem neuen Blick als informierter Unternehmer in Beratungsgespräche rund um Digitalisierung gehen.
Eine Entität ist zunächst einmal nichts anderes als ein Objekt, das real existiert, von anderen Objekten abgrenzbar ist und sich digital darstellen lässt. In Ihrem KMU gibt es eine Vielzahl verschiedenster Entitäten: Sei es einer Ihrer Kunden, ein Produkt oder ein Mitarbeiter. Schon an dieser Stelle werden sie merken, dass alle drei Genannten in einer Beziehung zueinander stehen.
Sicherlich dokumentieren Sie Ihre Aufträge in einer ganz bestimmten Form. Möglicherweise in einem schon bestehenden ERP-Programm, vielleicht in mehreren Excellisten. Vereinfacht könnte eine solche wie folgt aussehen:
Nun erkennen Sie, dass in den meisten Spalten Entitäten aufgeführt werden. Herzlichen Glückwunsch: Diese Tabelle stellt bereits eine Form von Datenbank dar. Allerdings weist diese Datenbank einige Probleme auf, wenn sie als Datengrundlage für Software dienen soll. An dieser Stelle gehen wir nicht näher auf die Details von Datenbanken und Entitäten ein. Im Artikel Inside Digitalisierung. Für Ihr Verständnis der Grundbegriffe erklären wir ausführlich, wie die obige Tabelle optimiert wird und wie sich Beziehungen zwischen Entitäten grafisch darstellen lassen.
Wichtiger für unsere Definition von Digitalisierung ist es erneut festzuhalten, dass am Beginn von Digitalisierung stehen:
- Entitäten
- Datenbanken
- Datenbankdiagramme
Warum uns diese drei Begriffe so wichtig sind? Wenn Sie sich Ihrer Datenstrukur von Beginn an bewusst sind, wird Ihnen das nicht nur Vorteile in einem etwaigen Digitalisierungsprojekt bringen. Sie profitieren von einer deutlich verbesserten Übersicht Ihrer Produktionsprozesse.
Unsere Digitalisierungsdefinition für den Mittelstand
Fassen wir unsere bisherigen Annäherungen kurz zusammen. Digitalisierung bedeutet im ersten Schritt, eine Grundlage für die Einführung neuer Software, künstlicher Intelligenz o.Ä. zu schaffen. Hier haben wir die Stichworte Entitäten und Datenbanken herausgearbeitet.
Ob es anschließend um die Einführung eines neuen ERP-Systems geht, die intelligente Vernetzung von Maschinen (Industrie 4.0) oder die Neuentwicklung künstlicher Intelligenz (KI), spielt für unsere Definition keine entscheidende Rolle. Betonen möchten wir allerdings erneut, dass Digitalisierung in diesem Jahrzehnt mehr bedeutet als das bloße Überführen von analogen Objekten in digitale Dateien.
Ein weiterer Bestandteil der Definition ist zudem, dass Digitalisierung das Einbinden von Key-Usern und die vollständige Integration der digitalen Lösungen in Produktionsabläufe bedeutet. Dass Nutzer den Anforderungen von Software entsprechen müssen, sollte der Vergangenheit angehören.
