Dieser Artikel bringt Sie in die Lage, mit Softwareanbietern auf Augenhöhe über erste Grundlagen und Grundbegriffe von Digitalisierung zu sprechen. Digitalisierungsprojekte an der Schnittstelle zwischen Konstruktion, Fertigung und Montage bedeuten in der Softwareberatung und Produktion in vielen Teilen das Arbeiten mit Datenbanken. In diesem Zusammenhang erklären wir Ihnen im folgenden Artikel, was die Begriffe Entitäten sowie Beziehungen bedeuten und warum Sie von Datenbanken nicht abgeschreckt sein sollten. Denn diese sind für die Digitalisierung Ihres KMU von großem Nutzen.
Entitäten als abgrenzbare Objekte
Im Allgemeinen gelten Entitäten als Objekte, die real existieren und eindeutig voneinander abgrenzbar sind. Zum einfacheren Verständnis stellen wir uns an dieser Stelle zunächst zwei kleine Flugzeuge vor. Sie wurden von einem bestimmten Hersteller produziert, sind aufgrund bestimmter Eigenschaften (auch Attribute genannt) aber voneinander und von anderen Flugzeugen der gleichen Produktionsreihe abgrenzbar. Eine solche Eigenschaft kann beispielsweise die Kennung („Kennzeichen“) oder Farbe des Flugzeugs sein. Wenn wir die beiden Flugzeuge nun in eine digitale Form überführen, weisen wir beiden jeweils eine eindeutige und individuelle ID zu.
Noch fliegen die wenigsten Flugzeuge autonom, sodass wir eine weitere Entität, den Piloten, einführen. Es ist äußerst offensichtlich, dass einzelne Piloten als Individuen voneinander abgrenzbar sind. Darüber hinaus stehen sie in einer Beziehung zu unseren beiden Flugzeugen. Ja, so manche Piloten mögen sogar eine sehr innige Beziehung zu ihrem Flugzeug führen, gemeint ist die Beziehung hier aber als das Führen des Flugzeugs.
Datenbankdesign – eine Einführung
Kehren wir zurück in Ihr KMU. Mit hoher Wahrscheinlichkeit listen Sie Aufträge und den dazugehörigen Produktionsprozess in Listen oder ähnlichen Dateien auf. Eine typische Excel-Tabelle sieht dann oft so aus:
Möchten wir in dieser Tabelle eine Filterung nach Start-/Endzeit vornehmen, wird uns nur eine händische Sortierung ein Ergebnis bringen. Dies liegt an der gemeinsamen Spalte der beiden Zeiten.
In Tabelle 2 haben wir diese Problemstelle behoben. Darüber hinaus können Sie erkennen, dass wir im linken Bereich die Spalten „Arbeitszeit“ hinzugefügt haben. Da an allen drei Baugruppen zwei verschiedene Bearbeitungszeiträume bestehen, haben wir die jeweiligen Zeiträume in eigenständige Zeilen übernommen. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter zu zwei verschiedenen Zeiträumen an der gleichen Baugruppe (bzw. Auftragsposition ID) arbeitet, wird dies also in unterschiedlichen Zeilen aufgeführt. Die Spalte Arbeitszeit trägt für beide Zeiträume die gleiche Bezeichnung (V01 für beide Zeiträume der Produktion eines Drehtellers). Im Vergleich zur ersten Tabelle ist es nun möglich, automatisiert festzustellen, wie viel Zeit für die Produktion einer einzelnen Baugruppe erforderlich ist.
Doch damit nicht genug. Wir teilen Tabelle 2 in weitere Tabellen auf. Auf den ersten Blick mag dieses Vorgehen widersprüchlich erscheinen. Die Inhalte der zweiten Tabelle sind übersichtlich, warum also sollte eine weitere Aufteilung sinnvoll sein? Aufgepasst: Hier sind wir bei einem der typischen Probleme des Mittelstandes angekommen. In vielen KMU wird die hier beschriebene Aufteilung – fehlerhafterweise – nicht durchgeführt.
Vorteile durch gutes Datenbankdesign
Wenn Sie Ihre Tabellen nicht weiter aufteilen, führt dies über kurz oder lang zu Problemen:
- Verlorene Informationen
- Sich widersprechende Informationen
Wie kommt es dazu? Ein sehr einfaches und aus der Praxis entnommenes Beispiel ist die Hochzeit von Mitarbeitern. In Tabelle 2 sind lediglich der Vor- sowie Nachname des Mitarbeiters angegeben. Erst im dritten Tabellenschritt weisen wir dem Mitarbeiter eine eindeutige ID zu. Damit erfordert eine Namensänderung nur noch eine einzige Anpassung in einer Tabelle.
Welche weiteren Vorteile ergeben sich dank der Aufteilung?
- Die Datenspeicherung ist redundanzfrei
- Verhinderung von Anomalien (wir haben die Mitarbeiter „Meier“ und „Meyer“. Bei Schreibfehlern finde ich den „richtigen“ Mitarbeiter nicht mehr. Eine ID verhindert das)
- Keine doppelten Daten in unterschiedlichen Tabellen
Fazit
Keine Sorge: Sie müssen kein Experte für Entitäten und die Erstellung von Datenbanken werden. Vielmehr geht es darum, ein Grundverständnis für Digitalisierung und digitale Grundbegriffe zu schaffen. Sie verstehen jetzt, dass Digitalisierung mehr bedeutet, als Papier in PDF zu überführen. Und vor allem, dass Sie mit der Erstellung übersichtlicher Datenbanken schon vor Ihrem eigentlichen Digitalisierungsprojekt Effizienzgewinne erreichen werden. Wie Sie darüber hinaus Datenbanken automatisiert auswerten können und eine übersichtliche Darstellung Ihrer Produktionsprozesse erhalten, erfahren Sie hier.
Sehr gerne kommen wir mit Ihnen in Kontakt. Lassen Sie uns in einem Gespräch gemeinsam entdecken, wie Ihre Prozesse gestaltet sind und an welchen Stellen Sie Ihre KPIs dank verschiedener Softwarelösungen verbessern können.
