Lastenheft und Pflichtenheft. Wie war das noch mit Auftraggeber und Auftragnehmer? In diesem Artikel präsentieren wir angewandte Digitalisierung. Genauer gesagt: Eine hervorragende Alternative zu klassischen Excel-Vorlagen für Lastenhefte. Zuvor erläutern wir kurz die wichtigsten Eigenschaften sowie Unterschiede von Lasten- und Pflichtenheften. Aus diesen ergeben sich immer wieder Effizienz- und Kommunikationsprobleme, die eigentlich leicht zu verhindern wären.
Übersicht nicht nur für Auftragnehmer, sondern insbesondere für Sie als Auftraggeber
Nehmen wir an, Sie möchten in Ihrem KMU neue ERP-Software einführen. Sicherlich haben Sie sich im Vorhinein ausgiebig damit beschäftigt, welche Anforderungen diese neue Software im täglichen Arbeitseinsatz erfüllen soll. Bestenfalls haben Sie sogar alle Key-User bei der Entwicklung der Anforderungen eingebunden und deren Bedürfnisse an Design und Bedienung (User Design sowie User Experience) aufgenommen.
In einem Lastenheft führen Sie nun Ihre einzelnen Anforderungen zusammen. Einerseits dient der resultierende „Anforderungskatalog“ Ihren potenziellen Auftragnehmern, ein darauf abgestimmtes Angebot zu erstellen. Andererseits können Sie sich anhand des Lastenheftes im Projektverlauf immer wieder bewusst machen, welche Ziele Sie mit der Einführung neuer Software verfolgen.
Potenzielle Anbieter antworten – in der Theorie – mit einem Pflichtenheft auf das ausgearbeitete Lastenheft. Möglichst präzise stellen die verschiedenen Anbieter dar, wie sie die Anforderungen aus dem Lastenheft umsetzen können. Dabei ist es auch möglich, einzelne Anforderungen aus dem Auftrag bewusst auszuschließen.
Probleme in der praktischen Umsetzung
Was in der Theorie vermeintlich simpel klingt, erweist sich im praktischen Unternehmensalltag immer wieder als problematisch. Unklar formulierte Lastenhefte treffen auf standardisierte Pflichtenhefte, die nicht auf die wichtigen Details der Lastenhefte eingehen. In solchen Fällen sind nicht nur Teile der Arbeitszeit für die Erstellung der Hefte verloren, sondern Probleme im kommenden Projektverlauf vorprogrammiert. Doch warum kommt es zu solchen Problemen, wenn präzise Lasten- bzw. Pflichtenhefte für den Gesamterfolg von (Digitalisierungs-)Projekten so wichtig sind?
Es mag auf den ersten Blick paradox erscheinen, ist allerdings bei näherem Hinsehen leicht zu verstehen. Die Lastenhefte selbst sind es, welche die Probleme verursachen. Kennen Sie es aus Ihrem Berufsalltag? Lastenhefte, die aufgrund ihrer genauen Ausgestaltung mehrere Hundert Seiten umfassen können. An welcher Stelle haben Sie aufgehört, das Heft im Detail zu lesen? Kaum jemand dürfte Motivation empfinden, unübersichtliche Auflistungen Seite nach Seite zu durchforsten. Ein sehr anschauliches Beispiel, nicht aus der Industrie, aber ähnlich gelagert in der Problemstruktur: Lehrbücher. Falls Sie die Alternativen noch nicht kennen sollten – YouTube bietet hervorragende Kanäle für Wissensvermittlung unterschiedlichster Fachbereiche. Sie werden sich ärgern, nicht zu Zeiten von YouTube und Co. zur Schule oder Universität gegangen zu sein.
Figma – Bilder statt unübersichtlicher Textdokumente
Wie gut, dass Ihnen dieses persönlich historische Ärgernis nicht auch bei der Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften im Weg stehen muss. Bei unseren Digitalisierungsprojekten konnten wir sehr gute Erfahrungen mit der webbasierten Anwendung Figma (figma.com) machen. Figma ist eine Art Designprogramm, mit dem beispielsweise Prototypen von Webseiten erstellt werden. Im Prinzip ist dies vergleichbar mit Auto-Prototypen, die vor der Serienproduktion mehrfach getestet und stellenweise angepasst werden. Bevor wir beispielsweise unsere eigene Website oder neue Software aufwendig programmieren, können wir diese in Figma problemlos und ohne große Zeitverluste umgestalten.
Ein in breiten Teilen grafisch dargestelltes Lastenheft verhindert nicht nur lange Text- bzw. Tabellendokumente, sondern bietet weitere, signifikante Vorteile:
- Sie erkennen Details (die in Software eine große Rolle spielen können) deutlich schneller.
- Sie erinnern sich auch noch nach Wochen an verschiedenste Teile des Lastenheftes, da sie es als „echtes“ Bild vor Augen haben.
- Die Arbeit am Lastenhaft macht mehr Spaß. Ihre und die Motivation Ihrer Mitarbeiter ist von Beginn des Digitalisierungsprojektes an hoch.
Vorteile auch für die Anbieter und das Pflichtenheft
Ein innovativer Softwareentwickler sollte auf Ihren Ansatz, ein Lastenheft mit Figma zu erstellen, positiv reagieren. Schließlich ist es deutlich einfacher, Gestaltungs- und Funktionswünsche von ERP-Software grafisch darzustellen als diese aufwendig schriftlich zu beschreiben. Haben Sie schon einmal versucht, Freunden oder Kollegen aufzuschreiben, wie Sie unter Windows ein Programm deinstallieren? Wir lehnen uns kaum aus dem Fenster, wenn wir behaupten, dass dies mit Hilfe von Bildern oder Videos bedeutend einfacher ist. Warum sollten Sie bei der Darstellung von Softwareanforderungen anders handeln (die unbefriedigende Antwort lautet vielfach, dass man es schon immer so gemacht habe)?
- Das Pflichtenheft ist schneller und einfacher zu erstellen. Auch Änderungswünsche in der laufenden Entwicklung und Implementierungsphase sind – für beide Seiten – besser darstellbar.
- Die Gefahr von Missverständnissen zwischen Kundenwünschen und Umsetzung durch den Anbieter wird deutlich reduziert.
Gelebte Digitalisierung noch vor Auftragsbeginn
Wie im Bild zu sehen, verfügt Figma über eine „real time Bearbeitung“ sowie eine übersichtliche Kommentarfunktion. Dies sind zwei gute Beispiele für angewandte Digitalisierung. Ergänzungen, Bemerkungen oder Korrekturen des Lastenheftes müssen Sie nicht mehr in einer aufeinanderfolgenden E-Mail-Konversation vornehmen, sondern sind live und ohne „Reibungsverluste“ möglich.
Fazit
Effizienz- und Kommunikationsprobleme bei der Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften für ERP-Software können durch digitale Lösungen verringert werden. Mit Figma steht eine für viele User simpel zu bedienende Anwendung zur Verfügung. In der Grundversion, welche für einen Großteil von KMU mehr als ausreichend ist, fallen keine Nutzungsgebühren an. Gerne steht Datenlotse für weitere Fragen zur Erstellung Ihrer Lastenhefte in einem persönlichen Gespräch zur Verfügung. Lassen Sie uns gemeinsam erleben, wie einfach Digitalisierung sein kann.
