Die meisten von uns kennen es. Entweder, weil sie es bereits an sich selbst oder an ihren Kollegen beobachten konnten: Veränderungen in unseren täglichen Arbeitsabläufen verursachen Verunsicherung. Auch Digitalisierungsprozesse in KMU sind deshalb nicht davor gefeit, auf kritische Fragen oder gar Ablehnung zu treffen. Doch Ablehnung und Kritik lassen sich – mit der richtigen Vorgehensweise – in Eigeninitiative und Aufbruchsstimmung der Beteiligten transformieren.
Beteiligen Sie alle Mitarbeiter:innen von Beginn an
Wie wir im Artikel Digitalisierung 4.0 – Eine Begriffserklärung für KMU erläutern, sind nahezu alle Mitarbeiter eines KMU Teil von Digitalisierungsprozessen. Key-User, egal ob in der Konstruktion, im Lager oder der Fertigung arbeiten täglich mit bestehender und neu einzuführender Software. Dabei auftretende Ineffizienzen haben gleich mehrere Konsequenzen: Die Prozessgeschwindigkeit von Wertschöpfungsketten ist langsam und träge. Nicht weniger wichtig ist, dass die individuelle Motivation enorm unter den Ineffizienzen leidet. Stellen Sie sich vor, wie Sie täglich immer wieder den gleichen Problemen begegnen. Auf Dauer fühlen Sie sich wahrscheinlich allein gelassen und verlieren das Interesse an Ihrer Tätigkeit. Es beginnt eine Negativspirale, welche weitere Ineffizienzen zur Folge haben wird.
Indem Sie Ihre Key User von Beginn an in Ihren Digitalisierungsprozess einbinden, erfahren Sie von Problemen, die sonst unentdeckt blieben. Stellen Sie sich die Frage: Welchen Nutzen stiftet ein neues ERP-System, wenn Sie die Bedürfnisse einzelner Key-User gar nicht kennen?
Begleiten Sie den Entwicklungsprozess mit Workshops
Sie haben nun also die ersten Schritte gemacht und Anforderungen der Key-User an die neu einzuführende Software gesammelt. In den folgenden Wochen wird dies die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit zwischen Ihnen, Ihren Key-Usern und der Digitaliserungsberatung sein. Sobald die ersten Entwürfe der neuen Softwarelösungen zur Verfügung stehen, sollten Sie diese in Workshops mit Key-Usern und den betreuenden Berater testen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden dabei weitere Wünsche an das Design und die Funktionsfähigkeiten gestellt werden. Dieser Prozessabschnitt ist von enormer Bedeutung. Hier werden sich die Key-User ihrer Rolle für die neue Software deutlich bewusst. Nicht die Software ist es, die Anforderungen an die Nutzer stellt. Es sind Ihre Mitarbeiter, die Anforderungen stellen dürfen und sollen.
Nutzen Sie die Einführungsphase für weitere Anpassungen und Designwünsche
Doch keine Frage – trotz noch so guter Einführung und Mitarbeiterintegration wäre es vermessen zu behaupten, dass bei der Einführung neuer Software keinerlei Probleme auftreten können. Ihr Vorteil: Dank der vorherigen Beteiligung aller Key-User werden Sie auf Verständnis für die Probleme treffen. Der Wunsch, die eigenen Ideen in der Praxis umgesetzt zu sehen, ist deutlich größer als Ablehnung aufgrund anfänglicher Probleme. Wie in den vorherigen Phasen werden im Verlauf der zukünftigen Softwarenutzung zudem weitere Anpassungs- sowie Verbesserungsvorschläge entstehen. Nutzen sie diese Wünsche, um von einer daraus resultierenden, hohen User-Experience (UI) zu profitieren.
Fazit
Auf die Einbindung von Key-Usern in allen Projektphasen kommt es an. Ablehnung, egal ob gegenüber Software oder anderen Neuerungen, resultiert meist aus Angst und unvollständigen Informationen. Beide Probleme entfallen, wenn Mitarbeiter:innen Ihre eigenen Ideen einbringen und anschließend im Arbeitsalltag umsetzen können. Sie haben den Wunsch, Ihr Unternehmen digital aufzustellen, dabei die Mitarbeitermotivation zu erhöhen und Ihre KPIs nachhaltig zu verbessern? In einem persönlichen Erstgespräch erklären wir, wie Datenlotse auch in Ihrem KMU durch agile Projektentwicklung Mitarbeiter einbindet, entsprechende Workshops gestaltet und mit Ihnen die Reise in eine digitale Zukunft bestreitet.
